Аутсорсинг это передача внутреннего бизнес процесса на полное ведение внешнему исполнителю, для которого такой бизнес процесс это его профессиональная деятельность. Соответственно бухгалтерский аутсорсинг это передача функций бухгалтерской службы организации внешнему исполнителю. Передать на аутсорсинг можно как полностью бухгалтерский учет так и часть функций. Рассмотрим ситуации которые влияют на принятие решения о передаче функций внутренней бухгалтерской службы на аутсорсинг.
Сокращение издержек. Счета на бухгалтерский аутсорсинг могут превышать заработную плату бухгалтера. Но надо учитывать что аутсорсинг позволяет сократить расходы на рабочее место, необходимость в офисе, компьютере, программном обеспечении, офисной технике и его обслуживании. Кроме того аутсорсинг одной организации как правило ведут несколько специалистов. Таким образом аутсорсинг предлагает несколько квалифицированных специалистов на тот же бюджет, который может позволить себе организация на одного специалиста. А с учетом того, что сокращаются издержки на рабочее место, сокращаются подоходные налоги и взносы, то аутсорсинг становится очень выгодным.
Прозрачность бухгалтерского учета. Учредителям и руководителю часто требуется показать что бухучет ведется по всем стандартам без учетных ошибок. Это требуется например перед продажей бизнеса или изначально в бизнесе, создающемся для дальнейшей продажи. Или например, если сам учредитель изначально заинтересован в наиболее качественном бухгалтерском учете.
Сокращение издержек связанных с частой сменой персонала. В аутсорсинговой компании работает не один специалист. И если один из специалистов уходит в отпуск то работу во время его отсутствия выполняет другой специалист. То же самое при увольнении. Если на аутсорсинг передается часть бизнес процесса, то можно передать наиболее сложные участки на которых особенно отражается частая смена персонала.
Правильность бухгалтерского учета. Аутсорсинговая компания по договору отвечает за ошибки которые были допущены в бухгалтерском учете, кроме того успешность аутсорсинговой компании полностью зависит от качества оказываемых ею услуг. Это может гарантировать что бухгалтерский учет ведется в рамках законодательства. Любые ошибки допущенные сотрудниками обслуживаемой организации выявляются моментально и о них сообщается руководству.
На аутсорсинг можно передать полностью бухгалтерскую службу или же некоторые участки бухгалтерского учета. В начале разберемся с участками бухгалтерского учета организации.
- Работа с первичными документами. Подготовка и отправка контрагентам первичных документов. Получение и занесение в базу первичных документов от контрагентов или внутренних отделов организации.
- Ведение регистров бухгалтерского и налогового учета, ведение книги учета доходов и расходов. Расчет налогов. Подготовка отчетов в налоговую и отчетов руководству организации.
- Кадровый учет. Трудовые договоры, приказы.
- Расчета заработной платы. Ведомости на уплату, графики, зарплатные отчеты, расчет налогов.
- Складской учет. Оперативное внесение документов в базу, что необходимо для полноценной работы склада.
- Кассовый учет. Ведение кассовой книги. Приходных и расходных ордеров.
Наиболее плодотворно на мой взгляд поставить работу так, что на аутсорсинг передается часть работы где наиболее важна правильность и соответствие закону. Это ведение регистров. Отчеты. Налоги. Кадровый учет. Расчет заработной платы. а участки в которых важна оперативность вести силами самой организации. Такое построение процесса бухгалтерской работы в организации позволяет избежать как ошибок связанных с неправильным составлением отчетов так и обеспечить организацию постоянными оперативными данными о бизнесе. А также позволяет наиболее полно контролировать бизнес.
Бухгалтерский аутсорсинг подойдет не только микро или малому бизнесу но также среднему и крупному. Ведь на аутсорсинг можно передать любую часть работы бухгалтерской службы.