Торговля: налогообложение и бухгалтерский учет

В данной статье рассмотрим особенности бухгалтерского учета и налогообложения ИП или ООО, занимающихся торговой деятельностью.

1. Режим налогообложения
2. Программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета
3. Положение об учетной политике
4. Покупки и продажи
5. Банк и касса
6. Кадровый учет и расчет заработной платы
7. Доходы и расходы
8. Расчет и уплата налогов
9. Подготовка и подача отчетности в налоговые органы
10. Налоговая ответственность
11. Укомплектование документов и архив

Режим налогообложения

Торговые организации для ведения деятельности чаще всего применяют организационно-правовые формы ИП и ООО. По простоте ведения бухгалтерского учета, размерам налогов ИП смотрится выгоднее. Однако нельзя упускать из виду полную ответственность предпринимателя по долгам своего предприятия. Что нельзя сказать об ООО, в котором учредители отвечают по долгам организации в размере произведенных в уставной капитал взносов.

Современное законодательство предусматривает несколько режимов налогообложения для торговой организации: ОСНО, УСН «Доходы», УСН «Доходы-Расходы», Патент.

ИП или ООО занимающееся торговлей могут вести деятельность используя общий режим налогообложения (ОСНО) или упрощенный режим налогообложения (УСН). ИП в розничной торговле также вправе приобрести патент на период от месяца до года.

Налоговые режимы имеют различную налоговую базу, ставки налогообложения, формы отчетности, порядок ведения налогового и бухгалтерского учета. При выборе режима нужно исходить из предполагаемых оборотов, организационно-правовой формы, предполагаемой собственности, вида деятельности, возможностей сбора первички, учетных программ и т.п.

Режим налогообложения не раз и навсегда заданная категория. Режимы УСН и ОСНО можно изменить в конце года. ИП может приобрести патент на любой период от месяца до года. Не запрещается менять режим с целью уменьшения налогов.

УСН и ОСНО совмещать не получится. ИП может совмещать патент с другими системами налогообложения. ИП может приобрести разные патенты на разные виды деятельности.

Общая система налогообложения применяется организациями и ИП не перешедшими на иной режим налогообложения. ООО, которые ведут деятельность используя общую систему налогообложения, обязаны уплачивать НДС, налог на прибыль, налог на имущество. ИП на ОСНО уплачивают НДС, НДФЛ, налог на личное имущество.

Упрощённая система налогообложения предлагает для выбора два варианта налоговой базы: «доходы» и «доходы минус расходы». Организации и ИП на УСН освобождаются от уплаты НДС, налога на прибыль и налога на имущество, за исключением налога на недвижимость, налог по которому считается по кадастровой стоимости.

Перейти на УСН можно в течение месяца после регистрации или в конце года на следующий год в уведомительном порядке. Ставки могут меняться от региона к региону. В общем случае для налоговой базы «доходы» ставка 6%, а при выборе налоговой базы «доходы минус расходы» ставка составит 15%. В последнем же случае есть минимальный налог 1% с доходов в случае убытков.

При переходе на УСН с ОСНО нужно помнить что НДС принятый к вычету по товарам, затраты на которые еще не были отнесены на расходы при применении ОСНО, должен быть восстановлен.

Патентная система налогообложения для ИП предполагает приобретение патента за фиксированную сумму. Не все ИП могут перейти на ПСН, патент могут приобрести ИП некоторых видов деятельности. например розничная торговля, бытовые услуги населению, и др. Ставки разрабатываются региональными законами в соответствии с Налоговым кодексом. При этом закон устанавливает предельны обороты для приобретения патент. Расчет налога можно произвести на сайте ФНС заполнив форму или самостоятельно. Сделать это не сложно.

При переходе на Патент с ОСНО требуется восстановить НДС принятый к вычету по товарам, затраты на которые еще не были отнесены на расходы при применении ОСНО и которые будут использоваться в деятельности подпадающей под ПСН.

Программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета

Для ведения бухгалтерского учета расчета налогов, расчета заработной платы и подготовки документов можно использовать современное программное обеспечение. 1С, Бухсофт, Контур, СБИС. Это неполный перечень современных бухгалтерских систем. 1С выделяется большим количеством решений практически для любого бизнес направления от микро организаций до холдингов, возможностями вести не только бухгалтерский учет но и управленческий, кадровый, складской учет, а также облачными технологиями.

Так компания 1С предлагает системы 1С Бухгалтерия, 1С Зарплата и управление персоналом, 1С: Управление небольшой фирмой, 1С: Управление торговлей, есть множество специализированных решений для строительства, управляющих компаний, некоммерческих организаций, холдингов. Можно приобрести на начальном этапе базовую версию, и перейти в дальнейшем на версии с информационно-техническим сопровождением не нарушая хронологию и порядок учета.

В выбранную учетную программу заносятся абсолютно все операции организации, включая договора, первичные документы, платежные документы, распорядительные документы: договор, счет, счет фактура, накладная ТОРГ-12, приходный и расходный кассовый ордер, авансовый отчет, платежные поручения и другие платежные документы, выписки банка, приказы по кадрам, документы по расчету заработной платы. В итоге можно получить отчет любого содержания, а также регламентированные отчеты для представления в контролирующие органы.

Сегодня в учетных программах есть встроенные функции для направления отчетности в контролирующие органы.

Ведение бухгалтерского учета в программе значительно облегчает расчеты. Избавляет от необходимости распечатывать бумаги в каких-то иных программах.

Положение об учетной политике торговой организации

Организации и ИП утверждают положения об учетной политике соответствующим приказом. Положение об учетной политике состоит из положений для целей бухгалтерского учета и положений для целей налогового учета.

В положении об учетной политике прописываются используемые методы и способы бухгалтерского учета фактов хозяйственной жизни, используемые методы признания доходов и расходов, способ оценки материальных запасов и другие сведения.

К приказу учетной политики прилагаются рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы используемых организацией первичных документов, возможна отсылка к унифицированным формам, перечень бухгалтерских и налоговых регистров

Положение об учетной политике утверждается до начала года. Может изменяться в случае изменения способов ведения бухгалтерского учета или изменения законодательства. Изменения вносятся с начала года. Однако если факты хозяйственной деятельности возникли впервые можно утвердить способы ведения бухгалтерского учета этих фактов в течении года.

Приказ об учетной политике проще всего оформить в программе. Например, программа 1С Бухгалтерия предоставляет множество настроек для оформления положения об учетной политике для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения. Если в положение об учетной политике нужно внести сведения не предусмотренные программой можно отредактировать текстовый формат.

Покупки и продажи

Рассмотрение особенностей бухгалтерского учета торговой организации лучше всего начать с краткого рассмотрения самой основы бизнеса, и с того что вызывает наибольшие вопросы. Покупок и продаж.

Предприниматель или организация для осуществления своей деятельности покупает товары, услуги, материалы, оборудование, недвижимость, набирает кредиты и в итоге продает свой продукт. Поэтому, необходимо организовать подготовку, подписание, направление контрагентам договоров и первичной учетной документации, а также наладить ведение количественного и номенклатурного учета запасов.

Для учета покупок нужно получить от продавцов комплект документов на покупку:

• договор,
• счет,
• счет-фактура,
• накладная ТОРГ-12 на товары и материалы или акт на услуги,
• транспортную накладную.

Для учета продаж необходимо подготовить и направить контрагенту для подписания подготовленный комплект документов:

• счет,
• счет фактуру,
• накладная ТОРГ-12,
• транспортную накладную.

Для учета розничных продаж минимально необходима онлайн касса с фискальным накопителем. Кассу необходимо зарегистрировать в ИФНС и ОФД. Для крупных организаций розничной торговли есть множество решений, с возможностями встраивания во внутренние управленческие, бухгалтерские складские системы.

Все покупки и продажи заносятся в учетную программу. Программа при правильно ведении учета автоматизирует отнесение покупок и продаж на расходы и доходы.

Важно серьезно отнестись к подготовке первичной документации по покупкам и продажам и по всем сделкам собирать документы. От этих документов зависит признание доходов и расходов в торговле а в итоге зависит размер налога. Например расходы на покупку и доставку товара признаются после продажи товара покупателю. Поэтому нужны документы не только о покупке товара но и о продаже товара покупателю: кассовые чеки, накладные. Только после продажи товара можно будет списать прямые расходы на покупку этого товара.

Банк и касса

Выписка. Платежи и любые поступления на расчетный счет отражаются в выписке, которую необходимо периодически запрашивать в банке для занесения в учетную программу. В выписке отражаются все платежи по покупкам и продажам за период, выплаты заработной платы, уплаченные налоги.

Платежное поручение. Для проведения платежа через банк в банк представляется платежное поручение на оплату с указанием плательщика, получателя, счета, основания платежа. Платежное поручение для оплаты можно подготовить в бухгалтерском программном обеспечении, например 1С, или в системе онлайн банк.

Кассовая книга. Если торговая организация продает в розницу в том числе и наличными, или рассчитывается наличными с работниками, то необходимо вести кассовую книгу. Все приходы и расходы наличных денежных средств оформляются соответственно

• приходным кассовым ордером и
• расходным кассовым ордером.

Кассовая книга также ведется в выбранной программе учета. В ней же можно делать ПКО и РКО. Организации малого бизнеса и ИП вправе не вести кассовую книгу.

Кадровый учет и расчет заработной платы

Кадровый учет ведется с целью отражения изменений персонала организации: прием, перевод, увольнение, предоставление отпусков и иные действия с персоналом организации. Для ведения кадрового учета организация должна принять внутреннюю локальную документацию а также наладить подготовку документов на каждого работника.

К примеру необходимы правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, приказы о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, трудовой договор, соглашение об увольнении.

Расчет заработной платы осуществляется в учетной программе, например 1С:ЗУП. В программу заносятся кадровые документы, условия договора об оплате, начисления и удержания по зарплате. К датам, установленным для выплаты аванса/заработной платы готовятся ведомости для выплаты заработной платы и расчетные листки.

Ежемесячно организация или ИП формирует документы на выплату заработной платы: платежная ведомость в кассу, расчетно-платежная ведомость в кассу, единое платежное поручение (банковский файл) для выплаты заработной платы всем работникам, записка-расчет при предоставлении отпуска работнику и при прекращении трудового договора. Осуществляется расчет налогов с ФОТ, готовятся платежные поручения на уплату налогов с ФОТ.

Доходы и расходы

Данный участок вызывает много вопросов у бухгалтеров и руководителей организаций. Наибольшие сложности вызывает отнесение покупок и продаж на расходы и доходы. При правильном ведении учета в программе эта работа автоматизируется.

В торговле момент признания доходов и расходов зависит от выбранного организацией метода признания доходов и расходов. Используется метод начисления или кассовый метод.

Кассовый метод означает, что доходы и расходы признаются в момент поступления или расхода по расчетному счету или кассе.

Метод начисления — поступления и реализации относятся на доходы и расходы по дате поступления или реализации товара.

Прямые и косвенные расходы. Расходы при методе начисления также относят на прямые, к которым относятся стоимость товаров и транспортные расходы по доставке товаров до склада торговой организации и косвенные -остальные расходы которые списываются сразу при расчете прибыли.

Выбранный метод признания доходов и расходов устанавливается в учетной политике. Метод можно изменить только в учетной политике с нового года.

Номенклатурный и количественный учет товаров. В торговле приобретается и продается большое количество наименований товаров. Поэтому организациям и ИП на системах налогообложения ОСНО и УСН «доходы-расходы» рекомендуется организовать количественный и номенклатурный учет товаров. Это можно сделать в таких программах как 1С Розница, 1С Управление торговлей, 1С Управление нашей фирмой, 1С Бухгалтерия.

Для ведения бухгалтерского учета и расчета прибыли данные из программы количественного учета передаются бухгалтеру. На основе полученных данных бухгалтер рассчитывает прибыль и соответствующие налоги. Бухгалтеру могут передаваться как сальдовые обороты по счетам учета, так и полные цифры по приобретенной и проданной номенклатуре и количеству товаров.

На режиме налогообложения УСН «Доходы» и ИП на ПСН допускается ведение лишь суммового учета товаров. Однако это возможно в ущерб информативности учета: сведения об остатках товаров и необходимых пополнениях товаров будут приблизительные. Учитывая что сегодня все организации и ИП для розничных продаж используют онлайн-кассу и указывают в чеке наименования и количество проданных товаров то видится что и этим организациям проще вести количественный и номенклатурный учет товаров.

Расчет и уплата налогов

Обязательные налоги зависят от режима налогообложения: ОСНО, УСН Доходы, УСН Расходы, Патентная система налогообложения.

Для ООО на ОСНО необходимо рассчитать налоги: НДС, налог на прибыль, налог на имущество. Для ИП на ОСНО: НДС, НДФЛ, Налог на имущество.

Налог на добавленную стоимость

НДС за истекший квартал необходимо оплатить равными долями не позднее 25-го числа каждого из трех месяцев, следующих за кварталом. Для расчета НДС организации и ИП получают счета-фактуры от контрагента на аванс и реализацию. Также выписывают счета-фактуры покупателям на аванс и реализацию или включают НДС в стоимость товара при розничных продажах.

Счета-фактуры заносятся в книгу продаж и книга покупок. На основе книг по итогам квартала составляется декларация и выводится сумма к уплате с учетом сумм из выставленных покупателям счетов-фактур за вычетом сумм из счетов-фактур полученных от продавцов.

Освобождение от уплаты НДС. Если доходы налогоплательщика составляют не более 2 млн. руб. в квартал можно получить освобождение от уплаты НДС уведомив об этом ИФНС. В таком случае налог не исчисляется и декларация не представляется до тех пор пока сохраняются условия освобождения.

Налог на прибыль

В общей ситуации налоговая ставка по налогу на прибыль составляет 20% с прибыли, т.е. с полученных доходов, уменьшенных на величину произведенных расходов. Есть виды деятельности по которым не рассчитывается налог на прибыль, а также организации для которых налоговая ставка уменьшена или составляет 0 процентов. Рассчитанный налог на прибыль уплачивается авансовыми платежами не позднее 28 календарных дней со дня окончания соответствующего квартала.

Налог на доходы физического лица ИП

Индивидуальные предприниматели вместо налога на прибыль уплачивают НДФЛ. Налоговая ставка составляет 13% с доходов за вычетом профессиональных вычетов. Порядок отнесения затрат к профессиональным вычетам такой же как на расходы по налогу на прибыль. При этом если нет документов оправдывающих расходы база для исчисления налогов составляет 80% с доходов. Индивидуальные предприниматели вправе применять к своим доходам различные вычеты: социальные, имущественные.

Налог по УСН

Для ООО и ИП на УСН необходимо рассчитать налог по УСН. Ставка налога на УСН зависит от выбранной налоговой базы. Налог на УСН «Доходы» рассчитывается исходя из доходов налогоплательщика, исчисленных кассовым методом. Ставка составляет до 6% в зависимости от региона. УСН «доходы минус расходы» рассчитывается с доходов за вычетом расходов также кассовым методом. Здесь также как и для ОСНО на кассовом методе расходы за товары в торговле можно признать после продажи товаров. Налог составляет до 15% в зависимости от региона.

Налог по УСН уплачивается авансовыми платежами по итогам каждого квартала, окончательный расчет за предыдущий год производится организациями не позднее 31 марта, а индивидуальными предпринимателями — не позднее 30 апреля.

Фиксированные взносы ИП

Индивидуальные предприниматели независимо от режима налогообложения уплачивают фиксированные взносы на себя в ПФР, ФОМС, при желании ИП могут добровольно уплачивать взносы в ФСС.

НДФЛ и взносы на сотрудников

На работников нужно рассчитывать НДФЛ, ставка которой составляет 13% с заработной платы, а также рассчитывать и уплачивать взносы в ПФР, ФОМС, ФСС.

Подготовка и подача отчетности в налоговые органы

Комплект отчетности торговой организации зависит от режима налогообложения и организационно-правовой формы.

ООО и ИП на ОСНО подают:

• Декларация по НДС за квартал подается не позднее 25-го числа месяца следующего за кварталом.
• Декларация по прибыли за квартал подается не позднее 28 календарных дней со дня окончания соответствующего квартала. Декларация за год подается не позднее 28 марта года, следующего за истекшим годом.
• Налоговые декларации по налогу на имущество представляется за год не позднее 30 марта года, следующего за истекшим годом.
• Индивидуальные предприниматели вместо декларации по прибыли представляют декларацию 3-НДФЛ за предыдущий год до 30 апреля.

ООО и ИП на УСН подают:

• Декларацию по УСН по итогам года организации подают не позднее 31 марта следующего года, а индивидуальные предприниматели — не позднее 30 апреля.
• Если для ведения деятельности используется недвижимое имущество, то ООО по нему подает декларацию в установленные сроки.

Отчетность по взносам на сотрудников

• Расчеты по взносам в ИФНС подаются за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год до конца месяца следующего за кварталом.
• Расчет 4-ФСС, подается в ФСС за квартал в течении 25 календарных дней месяца следующего за кварталом.
• Организации и ИП-страхователи сдают в ПФР отчетность по персонифицированному учету: ежемесячно СЗВ-М не позднее 15-го числа следующего месяца, ежеквартально ДСВ-3 — не позднее 20 календарных дней по окончании квартала , ежегодно СЗВ-СТАЖ до 1 марта следующего года, СЗВ-ТД при изменении сведений о трудовой деятельности — не позднее рабочего дня после приема и увольнения, до 15-го числа месяца, следующего за месяцем с событием при переводе на другую работу, подаче заявления о продолжении ведения ТК или о представлении сведений о трудовой деятельности.

Отчетность по НДФЛ на сотрудников

2-НДФЛ подается до 1 марта следующего года. Расчеты 6-НДФЛ нужно сдавать каждый квартал в установленные НК сроки.

Бухгалтерская отчётность.

Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках с приложениями подаются организациями за предыдущий год до 31 марта. Индивидуальные предприниматели бухгалтерскую отчётность не представляют.

Налоговая ответственность

Налоговым законодательством предусмотрена налоговая ответственность за непредставление налоговой декларации в установленный срок (ст. 119 НК РФ), неправильный расчет налога (ст. 122 НК РФ), неперечисление налога в бюджет (ст. 123 НК РФ).

Непредставление декларации. Если не представить декларацию вовремя — штраф в размере 5 процентов не уплаченной суммы налога за каждый месяц просрочки, но не более 30 процентов и не менее 1 000 рублей (ст. 119 НК РФ). По мнению арбитражных судов и контролирующих органов не представление нулевой декларации влечет ответственность в минимальном размере 1000 руб.

Поэтому, в любом случае нужно стремиться вовремя подать декларацию. Если не получается все вовремя посчитать можно подать нулевую декларацию, или декларацию с имеющимся расчетом, а затем после уплаты рассчитанного налога и пени подать уточненную декларацию до того как налоговый орган узнает об этом факте. До подачи уточненной декларации нужно обязательно заплатить сумму налога и пени, иначе ответственность наступит по ст. 122 НК РФ.

Искажение сумм налога к уплате в декларации. Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от неуплаченного налога (сбора, взносов)( ст. 122 НК РФ).

Например, под данный состав подпадает действие, когда налогоплательщик представляет нулевую декларацию, или декларацию без сумм налога к уплате, а затем подает уточненную декларацию с выделением суммы налога к уплате.

Штрафа за указанное нарушение можно избежать если до обнаружения налоговым органом факта неверного расчета налога и до представления уточненной декларации уплатить недостающую сумму налога и соответствующие пени (п. 4 ст. 81 НК РФ). Сделать это надо до окончания камеральной проверки, т.е. до истечения трех месяцев после наступления срока подачи декларации, а по НДС — двух.

Если расчет налога в декларации верен, но налог не перечислен в бюджет в срок, то организация заплатит только пени за просрочку уплаты налога. Это не относится к НДФЛ с зарплаты сотрудников, поэтому при не достаточности денег на счете в первую очередь необходимо уплатить НДФЛ с зарплаты сотрудников.

Неперечисление НДФЛ в срок. Если работодатель не уплатил вовремя НДФЛ на зарплату сотрудников то ответственность наступает по ст. 123 НК РФ. Штраф — 20 процентов от не перечисленной суммы.

Ответственности за неперечисление НДФЛ можно избежать если расчет был представлен в срок, в расчете по налогу отсутствуют искажения и сумма налога уплачена в бюджет до обнаружения этого факта налоговым органом.

Налоговое законодательство предусматривает ответственность за другие нарушения. Например, за непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля — 200 руб. за каждый не представленный документ, за представление недостоверных сведений — 500 руб. за каждый недостоверный документ, за непредставление пояснений — 5000 руб.

Укомплектование документов и архив

В течении года все документы в хронологическом порядке складываются в папки, в конце года папки передаются в архив для хранения. Папки, наименования, сроки хранения документов, используемых для бухгалтерского и кадрового учета, указываются в номенклатуре дел, которое утверждается руководителем на год.

Как вариант возможно все документы собирать в следующие папки в хронологическом порядке в течении года.

Папка «Покупки»: 1. Счет-фактура, 2. Товарная накладная или Акт на работы, услуги, 3. копия Договора, 4. Счет на оплату

Папка «Продажи»: 1. Счет-фактура, 2.Товарная накладная или Акт на работы, услуги, 3. копия Договора, 4. Счет на оплату

Папка «Банк»: 1. Выписка. Подбираются в хронологическом порядке, исходящий остаток новой выписки должен соответствовать входящему остатку предыдущей. 2. Приложения подбираются в порядке, который указан в выписке:  Платежное поручение  + Счет на оплату; Платежное требование; Мемориальный ордер; Заявление на перевод; Заявление на покупку валюты; Квитанция об оплате на взнос наличными; Корешок к приходному кассовому ордеру и т.д.

Папка «Касса»: 1. Кассовая книга; 2. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; 4. Приходный кассовый ордер + Приложения к ПКО; 5. Расходный кассовый ордер +  Заявка на выдачу ден. средств из кассы + Приложения.

Папка «Авансовые отчеты». Авансовые отчеты с приложениями в хронлогической последовательности.

Личные дела сотрудников, включающая личные карточки работников (форма N Т-2), договор, доп. соглашение, переводы сотрудника, приказы по сотруднику и др. документы, должностная инструкция.

Папка «Кадровые документы«. штатное расписание, график отпусков, приказы о приеме на работу, изменениях договора, переводе, отпусках, и др.

Папка «Заработная плата». Сведения о доходах физических лиц по выплате пособий, оплате листков нетрудостособности, материальной помощи. Табели учета рабочего времени, Листки временной нетрудоспособности. Платежные ведомости. Расчетные ведомости по расчету заработной платы.

Папка «Бухгалтерская и налоговая отчётность». Налоговые декларации и бухгалтерские отчетности в хронологическом порядке.